第四章 管理的必经之路:开会

开会是浪费时间的。

开会是传递信息的必须媒介,所以开会无法避免。

因此唯一能做的就是提高会议的效率。

整个章节全部围绕如何提高会议效率展开。

过程导向会议

例会应该属于此类会议。

“规律化”是提升此类会议效率最好的方法。

会议形式、会议流程、讨论议题、需要达到的目标等都是标准化的,每次都一样,因此参会人员更熟悉,因此可以减少会议的准备时间。

会议的时间可预测,因此可以更好的安排日程。

一对一会议

提高效率的招数:

  1. 上司和下属都应该握有会议纲要。(明确主题、对可能的问题有一定的思考,会产生一些想法)

  2. 写下来这个动作有意义。是一种承诺,就像握手一样。(我认为有点言过其实)

  3. “建立存档”。(认同,对某些决策产生的原因有个记录,产生一些冲突时可以回溯)

  4. 鼓励下属畅所欲言。(因为只有两个人,不会耽误其他人的时间,所以基本认同,但是最好不要跑题)

  5. 电话会议。(能打电话就不要发微信,如果发微信能解决那么发邮件应该更合适)

部门会议

  1. 如果会议变成两个下属之间的对谈,要立刻叫停并告诉他们私下谈,然后进行会议的下一个议题。

  2. 不可天马行空的头脑风暴(我任务天马行空的头脑风暴也是有意义的,但是这种会议不能太频繁,一月一次或两月一次?)。

  3. 开会之前要让与会人员知道会议议题。

  4. 有一段时间可以畅所欲言。(赞同,但切记控制时间)

  5. 经理人应该是协调者。

运营总结会议

参会人员比较多,并且互相之间不怎么熟悉。

  1. 会前准备,比如准备会议室、材料、视听器材等。

  2. 做好时间把控。

我认为这种会议最容易造成时间的浪费,因为是不同部门的,某一部门的问题另一个部门可能并不关心,或不需要关心。

任务导向会议

没有计划,可能随时召开,并且必须产生决策。

德鲁克说,如果经理人25%的时间用在开会上,这个组织就可能出了问题。

书中观点,如果经理人25%的时间用在了应急的任务导向会议上,这个组织就一定出问题了。

以上两个观点我认同,我认为这种会议一般是因为重要不紧急的事情没有做好,导致变成了重要且紧急的事情。或是不重要不紧急的事情没有做好变成了不重要且紧急的事情。

我自己的想法

本章主要探讨了提高会议效率的方法,并对会议进行了分类,针对不同的会议给出了对应的招数。但很多是形式上或流程上的建议,我认为影响会议效率的根本是与会人员的思维方式。我这里有一些建议,在开会时尽量不要带有情绪,不要带有情感,可能有点冷血,尽量陈述事实而不表达观点。(比如说陈述事实是这样的:今天天气42度。表达观点是这样的:今天天气很热。也许就是有人觉得42度的天气很凉爽呢)。如果说我认为、我感觉、我觉得就是在表达观点。然后表述可行的多个解决方案,并对每个解决方案列出优缺点,并让大家补充解决方案并补充解决方案的优缺点。当所有这些都想全了以后,也许大家都认可的决策可能已经出现了。

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